金融类企业数字档案馆（室）建设试点研究

      2021年1月1日正式实施的新修订的《档案法》中明确要求：“应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有”。“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导”。同时，《档案法》对于实现档案现代化、档案信息化建设提出了明确的要求，“企事业单位应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接”。

        从档案管理工作实践来看，国内普遍从微观视角，针对企业档案资源在企业内部的有效整合和配置，将企业档案管理模式分为三类：集中统一式、相对集中式、分级分散式。结合国内金融行业档案管理水平相对较高的机构实践经验来看，相关机构均采取了不同程度的集中管理模式，也就是前两类模式。如：国泰君安的证券业务档案全国大集中管理模式、交通银行省内区域档案集中管理模式、安信证券依托档案数字化服务商网点档案集中管理模式。

        集中式管理下，机构内各部门、业务处室形成的档案，都集中到本单位内部档案机构管理。集中管理意味着档案信息资源的集中与档案管理业务的集中。档案管理业务的集中是对档案收集之后的整理、保管、鉴定、销毁、利用等档案业务具体处理，具有管理制度统一、人力资源统一、档案保管方式统一、档案数据处理的统一等特点。

        从国泰君安、交通银行、安信证券三种不同程度、不同地域范围内集中的档案管理模式来看，档案集中管理在制度建设、人才队伍管理、档案数字化管理、档案库房管理等方面，降本增效的优势比较明显，开放的档案信息化平台通过档案数据集中，大大提高了纸质档案的安全性和档案借阅利用的便利性，档案的价值得到了进一步的挖掘和发挥。

        从实践总结来看，公司现有的“小集中、大分散”的管理模式对规范和效率带来了很多影响，因此不建议沿用原来的模式。

        交通银行省内区域档案集中管理模式在管理复杂度上高于国泰君安全国大集中管理模式，比如：每个区域都要建立专业档案人员队伍、专业库房（采用托管方式除外）、专业数字化队伍。区域档案中心档案管理员需要具备专业知识、业务知识、信息化知识，无形中增加了专业档案管理和培训的成本。与大集中管理相比，虽然档案运输成本有所降低，但总体成果不如档案大集中。

        安信证券依托档案数字化服务商网点档案集中管理模式，有效保证了归档和档案数字化加工的及时性，降低了档案远程运输和档案库房建设的成本，便于部分基层单位调阅档案，但未实质减轻对档案库房和外包服务商的管理负担，降本增效不如国泰君安档案大集中管理模式。